Contoh Cara Menulis Press Release Dimuat di Media Cetak atau Online: Redaktur Senang, Rilis Tayang

 

Contoh cara menulis press release agar dimuat oleh redaktur di sebuah media, baik cetak maupun online. (Foto: Pixabay/StartupStockPhotos)

Banyak yang bertanya bagaimana contoh cara menulis press release agar dimuat oleh redaktur di sebuah media, baik cetak maupun online. “Caranya gimana bang?”

Percayalah, dalam sebulan ada puluhan rilis yang dikirim ke saya atau teman-teman jurnalis lainnya, hanya saja tulisan yang dikirim kerap kali bikin pusing yang mengedit.

Alhasil, rilis yang dikirim hanya mengendap di email atau WhatsApp, bahkan beberapa masuk SPAM alih-alih dimuat di media cetak ataupun online.

“Siap bang,” biasanya balas kita saat menerima rilis dari seseorang, tak lupa ada emoticon jempol. Setelah itu bye-bye, lanjutkan kerjaan lain :)

Namun ada pula satu dua tulisan yang langsung ditanggapi jurnalis atau editor sebuah media, biasanya kalau bukan bahannya yang memang menarik, penulisannya bagus.

Alasannya karena memang rilis yang dikirim menarik, edukatif atau berdampak bagi banyak orang.

Diketahui press release atau rilis secara sederhana artinya adalah berita yang dikirimkan individu, organisasi maupun lembaga yang sifatnya pencitraan atau kritikan sebuah kebijakan.

Bagi sebuah organisasi atau lembaga, mengirimkan rilis dari setiap kegiatan yang diselenggarakan adalah sebuah kewajiban.

Biasanya ditangani oleh tim bidang hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR).

Sementara bagi individu seperti pengamat, pakar atau organisasi serupa Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), mengirim rilis karena ingin mengkritik sebuah kebijakan.

Bisa juga rilis dalam bentuk sebuah kajian yang sifatnya mempengaruhi pemerintah dalam mengambil kebijakan yang lebih baik dan berpihak ke masyarakat.

Kesalahan Mengirim Rilis 

Kebanyakan rilis ditolak atau tidak dimuat sebuah media karena beberapa kesalahan dalam penulisan dan pengiriman bahan.

Pertama, mengirim dalam bentuk file word bahkan PDF. Ini sangat menyulitkan jurnalis dan editor karena harus bekerja dua kali, membuka file terlebih dahulu bahkan sampai mengekstraknya.

Ingat, kerjaan teman-teman jurnalis ada segudang. Jadi, daripada mengurus rilis kita yang menghabiskan banyak waktu, mendingan dia tangani tulisan lain yang menjadi jobdesk-nya.

Kedua, tidak sopan dalam mengirim rilis. Asal lempar saja, tanpa menuliskan pengantar dan sebagainya, baik itu melalui email maupun WhatsApp. Contoh pengantar dibahas di bawah.

Ketiga, tidak mencantumkan nomor kontak (Handphone/WhatsApp) pengirim bila bahan yang dikirim melalui email. 

Nomor kontak ini sangat penting karena beberapa editor akan menghubungi pengirim rilis untuk memastikan sesuatu dalam penulisan, baik itu data yang kurang dan sebagainya.

Keempat, jangan kirim ke banyak media sekaligus, melainkan satu per satu karena di pengantar rilis Anda wajib menyebutkan nama medianya sebagai bentuk penghormatan.  

Kelima, struktur tulisan menyulitkan editor dalam mengedit, dan penulisan 5W+1H yang menjadi unsur berita tidak terpenuhi.

Ini sangat fatal, contohnya tidak mencantumkan tanggal acara, tempat acara dan sebagainya.

Sebenarnya ada template rilis yang lebih memudahkan Anda dalam menulis, dan memudahkan para editor. Nanti dibahas di bawah.

Cara Menulis Rilis yang Bikin Redaktur Senang

1. Tempel Tulisan ke Body e-Mail

Tulis rilis boleh dalam bentuk file, tapi harus tetap menempelkan tulisan langsung ke body email.

Karena ini akan memudahkan editor untuk langsung menyalin tulisan Anda tanpa harus membuka-buka word/PDF.

Saya pribadi kalau melihat ada yang kirim rilis dalam bentuk PDF, langsung saya SPAM-kan. Kecuali dalam bentuk advertising atau iklan kerja sama berbayar, bolehlah.

Ibarat kata, Anda sudah dibantu untuk publikasi kegiatannya dalam bentuk berita, tapi jangan pula menambah kerjaan baru untuk para editor, kerjaan mereka sudah banyak :) 

Body email tempat meletakkan pengantar dan bahan tulisan press release atau rilis. (Dok. Kata-Roni.com)

2. Tulis Pengantar dan Nomor Kontak

Penulisan pengantar dan nomor kontak saat mengirim rilis sangat penting, karena dianggap sebagai etika sekaligus kebutuhan untuk konfirmasi bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Contoh pengantar rilis, tinggal diedit saja:

Assalamualaikum Wr Wb atau Salam

Bersama ini saya kirimkan rilis kegiatan menyemarakkan perayaan 17 Agustus dalam rangkat HUT ke-78 RI yang diselenggarakan TPQ Fathun Qarib.

Besar harapan semoga rilis yang kami kirimkan dapat dimuat di Harian Serambi Indonesia.

Wassalam atau Salam Hormat

Kabid Humas

Ahmad

Nomor Kontak: 089101234567 

3. Tulis dalam Bentuk Narasi Mentah Bukan Berita Jadi

Banyak yang salah kaprah di sini, ingin tulisannya dimuat ditulislah rilis dalam bentuk berita. Padahal struktur hingga penulisan tanda kutipnya banyak yang salah.

Ini tidak hanya memusingkan editor, tapi juga memusingkan teman-teman yang menulis rilis karena harus memikirkan struktur berita dan sebagainya.

Banyak jurnalis atau editor yang tidak memuat rilis karena hal ini, harus mengedit ekstra keras tulisan saudara yang tidak sesuai struktur berita dan sangat buang-buang waktu.

Boleh tulis dalam bentuk berita jadi, tapi pastikan Anda adalah mantan wartawan atau orang Humas yang terbiasa menulis dengan struktur berita yang baik dan benar.

Jika tidak, mending ikut template ini saja biar sama-sama enak, Anda bisa menulis dengan mudah dan editor dapat memuat rilis tanpa harus pusing kepala.

Contoh template rilis, tinggal diedit saja:

Judul: Cerianya Para Santri TPQ Fathun Qarib UIN Ar-Raniry Banda Aceh Rayakan HUT ke-78 RI

Nama Acara: Perayaan 17 Agustus Menyemarakkan HUT ke-78 RI 

Tema: Santri Merdeka untuk Indonesia Maju

Hari dan Tanggal Acara: Kamis, 17 Agustus 2023

Tempat Acara: Sekitaran Masjid Fathun Qarib UIN Ar-Raniry, Banda Aceh

Pelaksana/Penyelenggara: TPQ Fathun Qarib UIN Ar-Raniry

Tujuan Acara: Melatih kekompakan dan kerjasama sesama santri dalam menyelesaikan suatu tugas, ajang hiburan sekaligus membuat para santri kembali fresh serta menghilangkan rasa jenuhnya ketika ke TPQ.

Nama Narasumber, Jabatan, Gelar dan Inti Penyampaian:

Direktur TPQ Fathun Qarib, Umi Mauliza SPdI

Kita berharap kegiatan ini bisa menjadi sarana hiburan bagi santri dan mengusir kejenuhan.

Anak-anak ini kan sekolah, pulangnya ngaji. Dengan adanya lomba-lomba seperti ini akan menjadi hiburan tersendiri bagi mereka dan membuat semangat lagi.

Kegiatan ini diikuti hampir seluruh santri TPQ Fathun Qarib yang terdiri dari 10 Kelas meliputi TKA-A Ar-Rahman.

Kemudian TKA-A Ar-Rahim, TKA-B Al-Malik, TPA As-Salam, TPA Al-Hafidz, TPA Al-Jabbar, TPA-B Al-Awwal, TPA-BL Al-'Ala, TPA-C Al-Quddus dan TQA Al-Fath.

Terselenggaranya kegiatan ini merupakan bagian dari program kerja (Proker) tahunan yang melibatkan seluruh pengurus, ustaz dan ustazah dan para santri.

NB. Narasumber dibolehkan lebih dari satu

4. Isi Subjek dan Lampirkan Foto 

Subjek biasa berisi judul berita, sedangkan foto dilampirkan dalam bentuk file JPG atau JPEG cukup satu atau dua lebar saja, jangan lebih karena bikin editor pusing milihnya.

Contoh subjek: Rilis - Cerianya Para Santri TPQ Fathun Qarib UIN Ar-Raniry Banda Aceh Rayakan HUT ke-78 RI

5. Kirim ke Media Satu per Satu, Jangan Sekaligus

Penting juga diingat, kirim ke email media jangan sekali kirim untuk semua media secara serampangan atau sporadis, melainkan satu per satu.

Karena di pengantar Anda wajib menyebutkan nama medianya sebagai bentuk etika sekaligus membuat editor senang karena merasa dihormati.

Selain itu, mengirim ke media satu per satu (tidak sekaligus) akan membuat editor yang menerima rilis menganggap bahan yang dikirim adalah eksklusif. 

Berikut lebih kurang tampilannya saat rilis setelah dikirim: 

Contoh pengiriman press release atau rilis agar dimuat di media cetak maupun online. (Dok. Kata-Roni.com)

Demikian cara menulis press release yang baik dan benar lengkap beserta contohnya. Redaktur senang, rilis yang dikirim ke media cetak atau online tayang.

Selamat mencoba teman-teman, semoga dimuat rilisnya!